Role Application Form

Ertler Executive Search | Gültig für Deutschland und Österreich | Stand: Mai 2026  

1. Wer wir sind und was dieser Hinweis regelt 

Ertler Executive Search ist eine auf Executive Search spezialisierte Personalberatung. Wir unterstützen Unternehmen bei der Besetzung von Führungspositionen auf C-Level und Bereichsleiterebene. Dieser Datenschutzhinweis beschreibt, wie wir personenbezogene Daten von Kandidatinnen und Kandidaten verarbeiten – unabhängig davon, ob Sie aktiv auf uns zugekommen sind, von uns angesprochen wurden oder uns von Dritten empfohlen wurden. 

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist je nach Ihrem Standort: 

Für Kandidatinnen und Kandidaten mit Wohnsitz in Österreich: 

Ertler Executive Search GmbH 
Joanneumring 40 
8010 Graz, Österreich 
E-Mail: office@ertlerexecutivesearch.com 

Für Kandidatinnen und Kandidaten mit Wohnsitz in Deutschland: 

Ertler Executive Search Deutschland GmbH  
Königsallee 92a 
40212 Düsseldorf 
E-Mail: office@ertlerexecutivesearch.com 

For data protection-related inquiries, please contact the company responsible for your residence at the email address mentioned above. 

2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten 

Je nach Art und Umfang unserer Zusammenarbeit verarbeiten wir folgende Kategorien von Kandidateninformationen: 

• Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail) 

• Biografische Daten und beruflicher Werdegang 

• Aus- und Weiterbildungsabschlüsse, Zertifikate und Qualifikationen 

• Informationen aus Gesprächen, Interviews und Einschätzungsverfahren 

• Eignungsbeurteilungen und Kompetenzbewertungen 

• Beruflich relevante öffentlich verfügbare Informationen (z. B. LinkedIn, Veröffentlichungen) 

• Informationen von Dritten, insbesondere von Referenzpersonen, die Sie uns benennen 

Wir ersuchen Sie, uns keine Informationen mitzuteilen, die für unsere Dienstleistungen nicht erforderlich sind. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, politische oder religiöse Überzeugungen) verarbeiten wir nur, wenn Sie uns diese ausdrücklich und mit expliziter Einwilligung mitteilen. 

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung 

Wir verarbeiten Ihre Kandidateninformationen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie, soweit erforderlich, auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für folgende Zwecke: 

• Durchführung von Executive-Search-Mandaten und Eignungsbeurteilungen für konkrete Positionen 

• Betrieb und Pflege unserer internen Kandidatendatenbank 

• Analyse und Abgleich von Kandidatenprofilen mit Anforderungen unserer Klienten 

• Kontaktaufnahme zu möglicherweise passenden Karrieregelegenheiten 

• Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber Klienten im Zusammenhang mit durchgeführten Mandaten 

Unsere berechtigten Interessen bestehen darin, Ihnen geeignete Führungspositionen zu vermitteln und unsere Klienten mit qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten zu unterstützen. Diese Interessen überwiegen in der Regel Ihre entgegenstehenden Interessen, da die Verarbeitung auf Ihren beruflichen Werdegang beschränkt ist und keine Beeinträchtigung Ihrer Grundrechte und Grundfreiheiten zu erwarten ist. 

4. Weitergabe von Kandidateninformationen 

4.1 Klientenunternehmen 

Im Rahmen unserer Mandate können wir ausgewählte Ausschnitte Ihrer Kandidateninformationen – insbesondere Ihren beruflichen Werdegang und relevante Qualifikationen – an Klientenunternehmen weitergeben, um zu prüfen, ob grundsätzliches Interesse an Ihrer Kandidatur besteht. Der Umfang dieser Informationen ist auf das hierfür Notwendige beschränkt. 

Eine vollständige Vorstellung Ihrer Person bei einem Klientenunternehmen erfolgt, nachdem wir Sie über das betreffende Unternehmen und den Kontext des Mandats informiert haben. Ihre Einwilligung zur Vorstellung bei Klientenunternehmen erteilen Sie mit Ihrer Zustimmung zu diesem Datenschutzhinweis (siehe Abschnitt 10). Sie können diese Einwilligung jederzeit – auch für ein konkretes Klientenunternehmen – widerrufen. 

4.2 Interne Weitergabe 

Ihre Kandidateninformationen sind über unsere interne Datenbank den Beraterinnen und Beratern von Ertler Executive Search zugänglich, soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist. 

4.3 Dienstleister 

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig werden (insbesondere Anbieter unseres Kandidatenmanagementsystems sowie von KI-gestützten Arbeitstools). Diese sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung und mit angemessenen Schutzmaßnahmen zu verarbeiten. 

4.4 Sonstige Weitergabe 

Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, sofern wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. 

5. Einsatz von KI-Unterstützung 

Wir nutzen Claude (Anthropic) im Rahmen eines kommerziellen Teams-Tarifs. Anthropic garantiert vertraglich, dass Daten aus kommerziellen Plänen nicht für das Training oder die Verbesserung von KI-Modellen verwendet werden – es sei denn, der Kunde entscheidet sich ausdrücklich dafür. Dies ist in Anthropics Commercial Terms verbindlich festgehalten. 

KI-Funktionen unterstützen unsere Beraterinnen und Berater bei der internen Arbeit (z. B. Gesprächsvorbereitung, Recherche, Zusammenfassungen). Alle Einschätzungen zu Ihrer Eignung werden ausschließlich durch unser Team getroffen. Eine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. 

6. Datensicherheit und internationale Übermittlungen 

Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Soweit Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, stellen wir durch geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO – insbesondere EU-Standardvertragsklauseln – ein angemessenes Schutzniveau sicher. 

7. Speicherung Ihrer Daten 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange ein berechtigtes Interesse oder Ihre Einwilligung besteht. Bitte beachten Sie, dass Ihre Kandidateninformationen auch nach Abschluss eines konkreten Mandats für unsere laufenden oder zukünftigen Geschäftszwecke relevant sein können – etwa: 

• zur Dokumentation unserer Geschäftstätigkeit 

• zur Wahrung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen 

• zum Nachweis der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber Klienten 

• zur Berücksichtigung Ihrer Person für künftige, für Sie passende Mandate 

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen, wird die Verarbeitung für die Dauer der jeweiligen Frist eingeschränkt. Sie können der Speicherung Ihrer Daten jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 8). 

8. Ihre Rechte 

Nach Maßgabe der anwendbaren Datenschutzgesetze stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) 

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO) 

• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung besteht (Art. 17 DSGVO) 

• Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen (Art. 18 DSGVO) 

• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen (Art. 21 DSGVO) 

• Datenübertragbarkeit, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht (Art. 20 DSGVO) 

• Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) 

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die für Ihren Wohnsitz zuständige Gesellschaft (siehe Abschnitt 1). 

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde 

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: 

Für Kandidatinnen und Kandidaten mit Wohnsitz in Deutschland: 

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) 
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf | www.ldi.nrw.de 

Für Kandidatinnen und Kandidaten mit Wohnsitz in Österreich: 

Österreichische Datenschutzbehörde (DSB) 
Barichgasse 40–42, 1030 Wien | www.dsb.gv.at 

9. Änderungen dieses Datenschutzhinweises 

Wir behalten uns vor, diesen Datenschutzhinweis bei Änderungen unserer Prozesse oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre bei uns gespeicherten Daten betreffen, informieren wir Sie aktiv. 

10. Einwilligungserklärung (Bewerbungsformular) 

Nachfolgend der Wortlaut der Einwilligungserklärung, die Bewerberinnen und Bewerber beim Absenden einer Bewerbung über unsere Website aktiv bestätigen: 

Ich habe den Datenschutzhinweis von Ertler Executive Search gelesen und zur Kenntnis genommen.Ich stimme zu, dass Ertler Executive Search meine personenbezogenen Daten in ihrem Kandidatenmanagementsystem speichert, für passende Executive-Search-Mandate verarbeitet und mich dabei potenziellen Klientenunternehmen vorstellen darf. Ich werde vor jeder konkreten Vorstellung über das betreffende Unternehmen informiert. Mir ist bekannt, dass ich diese Einwilligung jederzeit – auch für ein einzelnes Klientenunternehmen – mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann (Kontakt: office@ertlerexecutivesearch.com). 

Dieses Feld ist im Bewerbungsformular als Pflichtfeld zu konfigurieren. Ohne aktive Bestätigung kann die Bewerbung nicht eingereicht werden. 

Dieser Datenschutzhinweis gilt für alle Kandidatinnen und Kandidaten, die im Rahmen unserer Tätigkeit mit Ertler Executive Search in Kontakt treten – unabhängig davon, ob durch eigene Kontaktaufnahme, aktive Ansprache unsererseits oder Empfehlung durch Dritte.