Systemadministrator (m/w/d) - Hybrid Work Option

1. Wer wir sind und was dieser Hinweis regelt

Ertler Executive Search ist eine auf Executive Search spezialisierte Personalberatung. Wir unterstützen Unternehmen bei der Besetzung von Führungspositionen auf C-Level und Bereichsleiterebene. Dieser Datenschutzhinweis beschreibt, wie wir personenbezogene Daten von Kandidatinnen und Kandidaten verarbeiten, unabhängig davon, ob Sie aktiv auf uns zugekommen sind, von uns angesprochen wurden oder uns von Dritten empfohlen wurden.

2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nach Art und Umfang unserer Zusammenarbeit verarbeiten wir folgende Kategorien von Kandidateninformationen:

• Kontaktdaten, etwa Name, Adresse, Telefon und E-Mail
• Biografische Daten und beruflicher Werdegang
• Aus- und Weiterbildungsabschlüsse, Zertifikate und Qualifikationen
• Informationen aus Gesprächen, Interviews und Einschätzungsverfahren
• Eignungsbeurteilungen und Kompetenzbewertungen
• Beruflich relevante öffentlich verfügbare Informationen, zum Beispiel LinkedIn oder Veröffentlichungen
• Informationen von Dritten, insbesondere von Referenzpersonen, die Sie uns benennen

Wir ersuchen Sie, uns keine Informationen mitzuteilen, die für unsere Dienstleistungen nicht erforderlich sind. Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nur, wenn Sie uns diese ausdrücklich und mit expliziter Einwilligung mitteilen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Kandidateninformationen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie, soweit erforderlich, auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

• Durchführung von Executive-Search-Mandaten und Eignungsbeurteilungen für konkrete Positionen
• Betrieb und Pflege unserer internen Kandidatendatenbank
• Analyse und Abgleich von Kandidatenprofilen mit Anforderungen unserer Klienten
• Kontaktaufnahme zu möglicherweise passenden Karrieregelegenheiten
• Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber Klienten im Zusammenhang mit durchgeführten Mandaten

4. Weitergabe von Kandidateninformationen

Im Rahmen unserer Mandate können wir ausgewählte Ausschnitte Ihrer Kandidateninformationen, insbesondere Ihren beruflichen Werdegang und relevante Qualifikationen, an Klientenunternehmen weitergeben, um zu prüfen, ob grundsätzliches Interesse an Ihrer Kandidatur besteht. Der Umfang dieser Informationen ist auf das hierfür Notwendige beschränkt.

Eine vollständige Vorstellung Ihrer Person bei einem Klientenunternehmen erfolgt, nachdem wir Sie über das betreffende Unternehmen und den Kontext des Mandats informiert haben. Ihre Einwilligung zur Vorstellung bei Klientenunternehmen erteilen Sie mit Ihrer Zustimmung zu diesem Datenschutzhinweis. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

Ihre Kandidateninformationen sind über unsere interne Datenbank den Beraterinnen und Beratern von Ertler Executive Search zugänglich, soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist. Außerdem setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig werden.

5. Einsatz von KI-Unterstützung

Wir nutzen Claude von Anthropic im Rahmen eines kommerziellen Teams-Tarifs. KI-Funktionen unterstützen unsere Beraterinnen und Berater bei der internen Arbeit, zum Beispiel bei Gesprächsvorbereitung, Recherche und Zusammenfassungen. Alle Einschätzungen zu Ihrer Eignung werden ausschließlich durch unser Team getroffen. Eine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

6. Datensicherheit und internationale Übermittlungen

Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Soweit Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, stellen wir durch geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, ein angemessenes Schutzniveau sicher.

7. Speicherung Ihrer Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange ein berechtigtes Interesse oder Ihre Einwilligung besteht. Ihre Kandidateninformationen können auch nach Abschluss eines konkreten Mandats für laufende oder zukünftige Geschäftszwecke relevant sein, etwa zur Dokumentation unserer Geschäftstätigkeit, zur Wahrung von Rechtsansprüchen, zur Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber Klienten oder zur Berücksichtigung Ihrer Person für künftige Mandate.

8. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der anwendbaren Datenschutzgesetze stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung besteht
• Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen
• Datenübertragbarkeit, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht
• Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Für Kandidatinnen und Kandidaten mit Wohnsitz in Deutschland: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Für Kandidatinnen und Kandidaten mit Wohnsitz in Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien.

9. Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir behalten uns vor, diesen Datenschutzhinweis bei Änderungen unserer Prozesse oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website verfügbar.

10. Einwilligungserklärung