Headhunter auf Erfolgsbasis oder Retained Search: was der Unterschied für Geschäftsführer- und C-Level-Besetzungen bedeutet

Wer eine Geschäftsführung, einen CFO oder eine Werksleitung besetzen will, bekommt meist zwei Arten von Angeboten. Die einen Headhunter arbeiten auf Erfolgsbasis und verrechnen nur, wenn jemand unterschreibt. Die anderen arbeiten mit Retainer und werden in Tranchen bezahlt. Das Erfolgshonorar wirkt auf den ersten Blick wie das kleinere Risiko. Bei Besetzungen auf oberster Ebene sehe ich das anders.

Ich kenne beide Seiten: die des Auftraggebers aus meiner Zeit als Personalverantwortlicher in der Industrie und die des Beraters, der im Retained-Mandat arbeitet. Dieser Beitrag richtet sich an Eigentümer, Geschäftsführer und Beiräte, die vor dieser Entscheidung stehen.

Zwei Modelle, zwei Anreize

Beim Erfolgshonorar trägt der Berater das Risiko. Er verdient nur, wenn sein Kandidat eingestellt wird. Das prägt die Arbeitsweise. Oft beauftragt ein Unternehmen mehrere Berater gleichzeitig, und wer zuerst einen passenden Lebenslauf schickt, hat die besten Karten. Geschwindigkeit zählt mehr als Tiefe.

Bei Retained Search beauftragen Sie eine Beratung exklusiv. Ein Teil des Honorars fällt mit der Beauftragung an, weitere Tranchen folgen mit Etappen wie der Shortlist und der Vertragsunterschrift. Bezahlt wird der Suchprozess, nicht nur das Ergebnis.

Der internationale Berufsverband AESC beschreibt den Unterschied nüchtern. Executive-Search-Beratungen werden demnach exklusiv und in beratender Funktion beauftragt. Erfolgsbasierte Vermittler arbeiten in der Regel nicht exklusiv, bearbeiten vor allem den Anfang des Prozesses und überlassen Bewertung und Auswahl dem Kunden. Kommt ein Auftrag nicht in Gang, haben sie laut AESC wenig Anreiz, dranzubleiben.

Warum das bei der Geschäftsführung den Unterschied macht

Die Menschen, die ein Unternehmen führen könnten, suchen selten aktiv eine neue Stelle. Sie sind erfolgreich, gebunden und vorsichtig. Man erreicht sie nur über gezielte Direktansprache, und die braucht Zeit, Recherche und einen guten Grund, warum jemand überhaupt zuhört.

Dazu kommt die Diskretion. Wenn ein eigentümergeführtes Unternehmen den ersten familienfremden Geschäftsführer sucht oder eine Nachfolge nach zwanzig Jahren vorbereitet, soll das nicht im Markt kursieren. Bei mehreren erfolgsbasierten Beratern weiß niemand genau, wer wen schon angerufen hat. Es kommt vor, dass derselbe Lebenslauf auf zwei Wegen im Haus landet und am Ende über die Provision gesprochen wird statt über die Eignung.

In Familienunternehmen gibt es außerdem oft einen internen Kandidaten, und die Entscheidung fällt im Beirat. Ein retained Berater kann diesen Kandidaten fair in den Vergleich einbeziehen, weil sein Honorar nicht davon abhängt, dass ein externer Kandidat gewinnt.

Was Erfolg bei einer Besetzung auf oberster Ebene heißt

Ein Erfolgshonorar misst einen einzigen Moment, die Unterschrift. Ob eine Geschäftsführerin die richtige Wahl war, zeigt sich aber erst nach ein bis zwei Jahren. Bis dahin entscheidet die Arbeit vor der Unterschrift: Interviews entlang klarer Kriterien, Referenzen, die über das Dienstzeugnis hinausgehen, ein offenes Gespräch über Gegenangebote und Kündigungsfristen.

Ein Berater, der nur bei Abschluss bezahlt wird, steht unter Druck, einen Abschluss zu liefern. Das ist kein Vorwurf, das ist das Modell. Ein Retainer macht ein anderes Ergebnis möglich, und manchmal ist es das richtige: die Rückmeldung, dass der Markt das gewünschte Profil zu diesen Bedingungen nicht hergibt. Angenehm ist sie für niemanden, aber sie kostet weniger als eine Fehlbesetzung.

Wann ein Erfolgshonorar genügt

Das Erfolgsmodell hat seinen Platz. Für Fachfunktionen, bei denen viele Kandidaten aktiv suchen, der Markt überschaubar ist und Vertraulichkeit kaum eine Rolle spielt, kann es schnell und wirtschaftlich sein. Auch die AESC ordnet erfolgsbasierte Vermittlung vor allem dem mittleren Management zu.

Wir arbeiten ausschließlich retained und erst ab Bereichsleitung. Das ist eine bewusste Entscheidung, kein Urteil über das andere Modell. Es löst eine andere Aufgabe.

Was ein Mandatsvertrag regeln sollte

Wer sich für Retained Search entscheidet, sollte die Vereinbarung genau lesen. Die AESC empfiehlt, die Bedingungen schriftlich festzuhalten: wer die Suche verantwortlich führt, Umfang und Zeitplan, Honorar und Zahlungsplan, Leistungen sowie Regeln zu Garantie, Interessenkonflikten und Off-Limits, also wen die Beratung später nicht ansprechen darf.

Aus meiner Sicht gehören drei Fragen dazu. Führt der Partner, mit dem Sie sprechen, die Suche selbst? Was passiert, wenn ein interner Kandidat gewählt wird? Und wie ist eine Nachbesetzung geregelt, falls die neue Führungskraft in der Probezeit geht?

Wie sich das Honorar zusammensetzt und welche Nebenkosten üblich sind, beschreibt unser Beitrag Was ein Headhunter in Österreich kostet. Unseren Ablauf vom schriftlichen Mandatsbriefing bis zur Vertragsunterschrift zeigt die Seite Der Executive-Search-Prozess. Erste qualifizierte Profile liegen meist innerhalb von 14 Tagen vor, bis zum unterzeichneten Angebot vergehen üblicherweise 10 bis 14 Wochen. Ein namentlich benannter Partner führt jede Suche persönlich.

Mein Punkt: Bei einer Besetzung, die ein Unternehmen für die nächsten zehn Jahre prägt, wirkt das Erfolgshonorar wie die sichere Wahl. Das eigentliche Risiko liegt aber nicht im Honorar. Es liegt in der Entscheidung.

Häufige Fragen

Weiterführende Seiten

• Was ein Headhunter in Österreich kostet
• Unser Suchprozess Schritt für Schritt
• Der erste familienfremde Geschäftsführer

Quellen

• AESC (Association of Executive Search and Leadership Consultants): Global Guide to Choosing an Executive Search Firm, Abschnitte „Understanding Talent Acquisition Models“ und „Terms of Engagement“ (Datei vom September 2025)
• Ertler Executive Search: Was ein Headhunter in Österreich kostet
• Ertler Executive Search: Ablauf einer Executive Search (14 Tage bis zu ersten Profilen, 10 bis 14 Wochen bis zum unterzeichneten Angebot)