Einblicke · Executive Search

Wie läuft eine Geschäftsführersuche ab, und wie lange dauert sie?

Wie läuft eine Geschäftsführersuche ab und wie lange dauert sie? Phasen, realistische Zeiträume, typische Verzögerungen und Kostenlogik.

Von David Ertler · 10. November 2026 · 5 Min. Lesezeit

Wer einen Geschäftsführer sucht, stellt meist zuerst zwei Fragen: Wie geht das, und wie lange dauert es? Dieser Beitrag beschreibt die Phasen einer Executive Search, realistische Zeiträume, die häufigsten Gründe für Verzögerungen und wie sich die Kosten zusammensetzen. Er richtet sich an Eigentümer, Beiräte und Aufsichtsräte, die eine Geschäftsführung neu oder nach besetzen.

Warum eine Anzeige selten reicht

Die meisten Menschen, die ein Unternehmen führen könnten, suchen nicht aktiv. Sie führen gerade ein anderes. Eine Stellenanzeige erreicht vor allem jene, die ohnehin wechseln wollen. Das kann passen, ist bei der Geschäftsführung aber eher die Ausnahme.

Dazu kommt die Diskretion. Eine Anzeige macht die Suche öffentlich, bei Kunden, Lieferanten und in der eigenen Belegschaft. Für einen Eigentümer, der seine Nachfolge vorbereitet, oder einen Beirat, der einen amtierenden Geschäftsführer ersetzen will, ist das oft nicht gewünscht.

Executive Search arbeitet deshalb mit Direktansprache: Die Beratung identifiziert Personen in passenden Funktionen und spricht sie vertraulich an. Der internationale Berufsverband AESC beschreibt das als beratendes, exklusives Mandat.

Grundsätzlich gibt es vier Wege, einen Geschäftsführer zu finden: das eigene Netzwerk, eine Anzeige, eine Personalberatung auf Erfolgsbasis oder eine Executive Search mit Retainer. Das Netzwerk ist schnell und vertraut, bringt aber selten einen echten Vergleich. Die Anzeige erreicht aktiv Suchende. Die erfolgsbasierte Vermittlung eignet sich vor allem für Funktionen mit vielen verfügbaren Kandidaten. Die Executive Search ist für Fälle gedacht, in denen die passenden Personen gebunden sind und die Suche vertraulich bleiben soll.

Die Phasen und ihre Dauer

Die folgenden Zeiträume beschreiben unseren Ablauf, wie er auf unserer Seite Der Executive-Search-Prozesssteht. Andere Beratungen arbeiten ähnlich, die Abgrenzung der Phasen unterscheidet sich im Detail.

1. Mandatsbriefing und Marktanalyse (Tag 1 bis 3). Anforderungsprofil, Rolle, Berichtslinie, Vergütungsrahmen und Zeitplan werden besprochen und mit dem Markt abgeglichen. Das Ergebnis ist ein schriftlich bestätigtes Briefing. Es ist der Maßstab für jede spätere Bewertung.

2. Markt-Mapping und Direktansprache (Tag 4 bis 14). Zielunternehmen und Zielfunktionen werden festgelegt, passende Personen identifiziert und angesprochen. Erste qualifizierte Profile liegen bei uns in der Regel innerhalb von 14 Tagen nach dem Briefing vor.

3. Strukturierte Bewertung (Woche 3 bis 5). Interviews entlang der Kriterien aus dem Briefing, bei Bedarf ergänzt durch psychometrische Diagnostik.

4. Shortlist (Woche 5 bis 8). Meist drei bis fünf Kandidaten, jeweils mit Dossier: Motivation, Interviewbefunde, Gehaltsrahmen, Referenzstatus und eine schriftliche Einschätzung.

5. Entscheidung und Angebot (Woche 8 bis 12). Gespräche mit Eigentümern und Gremien, Referenzen, Vergütungsvergleich, Angebot und Verhandlung.

Vom Briefing bis zum unterschriebenen Vertrag vergehen typischerweise 10 bis 14 Wochen, also rund drei Monate. Der AESC formuliert es allgemeiner: Je nach Position und Verfügbarkeit geeigneter Kandidaten dauert eine erfolgreiche Suche einige Wochen bis mehrere Monate.

Die Zeit nach der Unterschrift

Mit der Unterschrift beginnt für den neuen Geschäftsführer die Kündigungsfrist beim bisherigen Arbeitgeber. Für Angestellte in Österreich gilt nach § 20 Angestelltengesetz eine Frist von einem Monat zum Monatsende, sofern nichts anderes vereinbart ist. Vertraglich kann sie auf bis zu ein halbes Jahr ausgedehnt werden. Bei Führungskräften ist das häufig der Fall. Für Geschäftsführerverträge außerhalb des Angestelltengesetzes und für Verträge in Deutschland gelten die vertraglich vereinbarten Fristen.

Rechnerisch liegen zwischen Briefing und erstem Arbeitstag damit oft sechs bis neun Monate. Wer im Herbst merkt, dass im Sommer ein Wechsel ansteht, ist nicht zu früh dran.

Was eine Suche verzögert

Die Direktansprache selbst ist selten der Engpass. Häufiger liegt die Verzögerung im Unternehmen:

Das Profil ändert sich während der Suche. Nach den ersten Gesprächen stellt sich heraus, dass Eigentümer und Beirat unterschiedliche Vorstellungen haben. Dann beginnt die Suche von vorn.
Der Vergütungsrahmen passt nicht zum Markt. Das zeigt sich oft erst in den Gesprächen mit Kandidaten. Je später, desto teurer.
Termine im Gremium. Wenn der Beirat nur quartalsweise tagt und für Interviews keine Termine vorgesehen sind, verliert die Suche Wochen.
Langsames Feedback. Der AESC rät Auftraggebern ausdrücklich, rasch auf vorgestellte Kandidaten zu reagieren und Interviews zeitnah anzusetzen. Ein schleppender Auswahlprozess fällt auf das Unternehmen zurück.
Ungeklärte interne Kandidaten. Wer einen internen Kandidaten hat, sollte ihn von Anfang an in den Vergleich aufnehmen.
Gegenangebote. Gute Kandidaten werden von ihrem Arbeitgeber oft gehalten. Das gehört ins Gespräch, bevor ein Angebot geschrieben wird.

Was das Unternehmen vorbereiten sollte

Je klarer die Ausgangslage, desto kürzer die Suche. Vor dem Briefing sollten diese Punkte geklärt sein:

Wer entscheidet am Ende: Eigentümer, Gesellschafterversammlung, Beirat oder Aufsichtsrat?
Welche Aufgaben hat die Rolle in den ersten zwei Jahren, und welche Befugnisse gehören dazu?
Welcher Vergütungsrahmen ist realistisch, einschließlich Bonus, Dienstwagen und Altersversorgung?
Gibt es interne Kandidaten, und wie werden sie einbezogen?
Was muss vertraulich bleiben, und wer im Unternehmen weiß von der Suche?
Welche Termine stehen für Interviews mit dem Gremium schon fest?

Der AESC empfiehlt Auftraggebern zudem, Zeitplan und Meilensteine gemeinsam festzulegen und Suchstrategie sowie Anforderungsprofil von allen Beteiligten freigeben zu lassen. Wie Eigentümer die Suche nach dem ersten familienfremden Geschäftsführer vorbereiten, beschreibt unser Beitrag Der erste familienfremde Geschäftsführer.

Wie sich die Kosten zusammensetzen

Bei einer Retained Search beauftragen Sie eine Beratung exklusiv und bezahlen den Suchprozess, nicht nur das Ergebnis. Laut AESC wird das Honorar üblicherweise als Retainer mit Zahlungen zu festgelegten Zeitpunkten oder Meilensteinen vereinbart. Üblich sind Tranchen bei Beauftragung, bei der Shortlist und bei Vertragsunterschrift. Die Höhe richtet sich entweder nach der Zielvergütung der Position oder wird als Fixhonorar vereinbart.

Ins Mandat gehören außerdem Nebenkosten, eine Regelung für den Fall, dass ein interner Kandidat gewählt wird, und eine Nachbesetzungsregel für die Probezeit. Was diese Punkte im Detail bedeuten, beschreiben unsere Beiträge Headhunter auf Erfolgsbasis oder Retained Search und Was ein Headhunter in Österreich kostet.

Bei uns führt ein namentlich benannter Partner jede Suche persönlich, auf Basis eines schriftlichen Mandatsbriefings mit Timeline. Wenn Sie eine Geschäftsführersuche vorbereiten, können Sie ein Erstgespräch buchen oder uns schreiben, am einfachsten über das Kontaktformular.

Mein Punkt: Die Dauer einer Geschäftsführersuche entscheidet sich zu einem guten Teil, bevor die erste Person angesprochen wird. Wer Rolle, Rahmen und Entscheidungsweg vorher klärt, spart mehr Zeit als jede Beratung im Markt aufholen kann.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Geschäftsführersuche?

Vom Briefing bis zum unterschriebenen Vertrag vergehen bei einer Executive Search typischerweise 10 bis 14 Wochen. Dazu kommt die Kündigungsfrist der neuen Führungskraft, in Österreich nach Angestelltengesetz ein Monat, vertraglich bis zu sechs Monate. Zwischen Briefing und erstem Arbeitstag liegen deshalb oft sechs bis neun Monate.

Was kostet ein Headhunter für die Geschäftsführung?

Bei Retained Search wird das Honorar in Tranchen bezahlt, meist bei Beauftragung, bei der Shortlist und bei Vertragsunterschrift. Die Höhe richtet sich nach der Zielvergütung der Position oder wird als Fixhonorar vereinbart. Nebenkosten und Nachbesetzungsregeln sollten im Vertrag stehen.

Kann ein interner Kandidat am Prozess teilnehmen?

Ja, und er sollte es von Anfang an. Ein interner Kandidat wird nach denselben Kriterien bewertet wie die externen. Das gibt dem Gremium einen fairen Vergleich und dem Kandidaten eine nachvollziehbare Entscheidung.

Muss eine Geschäftsführerstelle öffentlich ausgeschrieben werden?

Für private Unternehmen nicht. Unternehmen, die der Kontrolle des Rechnungshofs unterliegen, müssen die Stelle nach dem Stellenbesetzungsgesetz öffentlich ausschreiben. Eine Direktansprache kann die Ausschreibung dort ergänzen, aber nicht ersetzen.

Weiterführende Seiten

Quellen

Vertrauliches Erstgespräch

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